Un tableau de bord, pourquoi faire ?  



Dans ce replay d'une webconférence Osalia (mars 2017) vous trouverez toutes les informations utiles pour comprendre ce qu'est un tableau de bord et à quoi il peut vous être utile. Vous aurez également des exemples d'indicateurs en fonction de ce que vous souhaitez visualiser dans votre activité. 


(début de la conférence à 1"30)
Fiche mémo à télécharger
-utilisé du tableau de bord
-des données aux indicateurs
Si vous préférez lire, voici le contenu texte de la webconf'
"Un tableau de bord, est-ce vraiment obligatoire pour un vétérinaire ?"
Ce module parle data, indicateurs et autres analyses de chiffres … des sujets qui ne rencontrent pas en général un grand succès mais qui sont pourtant essentiels pour comprendre ce qui passe dans une clinique vétérinaire. L’objectif de cette webconférence est de vous permettre de décider si vous avez besoin ou pas d’un tableau de bord pour votre entreprise. 

Un tableau de bord pour une clinique vétérinaire ?

Etre plus efficace pour suivre les données importantes

La première réaction des managers à la mise en place de ce type d’outils est « Oui, mais je n’ai pas le temps ». C’est vrai que ramené sur une journée moyenne l’ensemble des tâches qu’un associé gère sur une année complète, les managers consacrent près de 9 heures par jour en moyenne à l’ensemble des activités liées à la clinique : gestion des consultations et des chirurgies, mais aussi comptabilité, gestion de l’équipe, rencontres des prestataires et gestion des imprévus… Donc difficile d’intégrer une nouvelle tâche. En revanche, ce qui est certain c’est que la seule solution qui reste lorsque le temps manque, c’est la nécessité d’être plus efficace.
Le tableau de bord remplira cette fonction et vous permettra justement de gagner du temps si vous souhaitez suivre les données d’activité. 

un tableau de bord vétérinaire

Le tableau de bord, un outil visuel avant tout

Le tableau de bord est constitué d’une trame, toujours la même dans laquelle sont saisies manuellement (ou automatiquement via le logiciel) les données à suivre. Cette collecte de données doit devenir une routine qui une fois mise en place doit prendre moins d’une heure et qui peut se faire en discontinu, quand vous avez un moment. Les données sont indépendantes les unes des autres. Enfin, l’avantage de cette trame unique est qu’elle peut être partagée avec les associés, tous pouvant participer à la collecte des données sous réserve que le chemin de recherche soit bien défini : vous vous assurez ainsi que la nature des chiffres est la même quelque soit la personne qui complète la trame de saisie. 

Les données sont saisies au mois le mois, le temps d’analyse est dissocié est se fait souvent tous les trimestres à moins qu’un événement ne nécessite une étude approfondie de la situation à un temps t.

Mais le tableau de bord ne se réduit pas à un tableau de chiffres : c’est un outil visuel avant pour permettre l’interprétation rapide des chiffres par les associés. C’est un document utile, en général au format A4 qui présente visuellement sous forme de graphiques, de lignes d’avancement, de courbes ou de pourcentage d’atteinte. Le tableau de bord permet donc de garder un œil sur des objectifs importants pour savoir comment se porte l’activité. 
Comment bien choisir les données à collecter mensuellement ?
  • Elles sont facilement accessibles : il est possible de les atteindre avec peu de manipulation et en peu de temps.
  • Elles sont utiles au calcul d’indicateurs car signifiantes : les associés les interprètent tous de la même manière
  • Elles sont utiles car pertinentes : les indicateurs calculés à partir des données illustrent correctement l’objectif qui est suivi.

Où trouver des données brutes ? 
  • logiciel de gestion clientèle (fichier actif, quantité et recettes, observance), 
  • achats centrale en valeur et en quantité, par catégorie jusque'à la ligne de produit par conditionnement,
  • expert-comptable (temps de travail, dépenses, …)
  • statistiques Google Analytics ou performance des publications Facebook, ....
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Les indicateurs, suivi de l’activité et des objectifs de la clinique vétérinaire

Si les indicateurs montrent une situation stable ou en croissance, les associés seront ainsi rassurés et continueront à encourager les efforts de l’équipe. Si au contraire l’évolution n’est pas satisfaisante, c’est un signal d’alerte qui permettra de mobiliser les efforts, d’analyser plus en profondeur la situation et d’ajuster le cas échéant le plan d’action. Vous gagnez en réactivité et agissez sans attendre les résultats du bilan qui intervient un an après. 

Les indicateurs peuvent aussi être liés à des objectifs de ventes, d’observance ou de participation à tel ou tel programme, une façon pour les managers comme pour l’équipe de confirmer que leur implication est utile et ainsi maintenir l’engagement. 

Définition d’un indicateur

Un indicateur est une donnée brute rapportée à un critère permettant la comparaison dans le temps. Ces critères tels que le nombre de consultations, le temps de travail vétérinaire ou le nombre d’animaux dans le fichier actif, permettent de rapporter à une base commune les résultats. 
Pour une même donnée brute, suivant la base sur laquelle est rapportée, l’indicateur prendra un sens différent. Ainsi, pour le chiffre d’affaire HT :
  • Ramené au nombre d’animaux actifs, l’indicateur suivi est la dépense annuelle moyenne par animal,
  • Rapporté au nombre de consultations, l’indicateur concerne cette fois-ci le panier moyen,
  • Rapporté au nombre d’ETP, l’indicateur mesure la performance de la clinique.

Représentation visuelle des indicateurs

Il existe de très nombreuses façons de présenter l’évolution des indicateurs : 
  • en cumul mobile sous forme de bâtons avec la ligne d’objectif pour visualiser rapidement où le niveau d’atteinte de l’objectif,
  • Avec des graphiques ayant un double axe pour faire coïncider par exemple résultat et dépenses,
  • Des courbes pour les résultats de pénétration par exemple, sous réserve qu’ils soient dans les mêmes tranches de valeur et éviter l’écrasement de la courbe.
Tableau de bord vétérinaire

Comment choisir les bons indicateurs pour sa clinique ?

Comme les données brutes, les indicateurs sont nombreux. Il faut donc sélectionner ceux qui seront les plus pertinents par rapport à ce que le manager a besoin de savoir et de suivre. Le choix des indicateurs se fait en général en début d’année avec la fixation des objectifs. Ceux liés au suivi de l’activité sont toujours les mêmes. A ceux-là s’ajoutent des indicateurs d’objectifs qui peuvent soient concernés le recrutement de clients (part des nouveaux clients dans le fichier actif, la source ayant permis le recrutement), des indicateurs de performance de la communication (fréquentation du site Internet, résultats des annonces Facebook ou Google Adwords), des indicateurs liés à des objectifs de développement. 

Quelques exemples d’indicateurs pour le suivi de l’activité

  • Chiffre d’affaire / jour travaillé pour permettre la comparaison des recettes d’une année sur l’autre avec la même base
  • Part de nouveaux clients / clients du fichier actif pour suivre la qualité du recrutement. 
  • Fréquentation du site Internet / utilisateurs d'une zone géographique proche de la clinique
  • Nombre d'un type d'acte / nombre de consultations

Avoir un tableau de bord est un choix managérial

L’utilité du tableau de bord dépend des objectifs des managers. Il n'est pas vraiment utile si :
  • Vous travaillez seul et vous savez ce qui se passe dans la clinique,
  • Vous êtes serein et le suivi de la trésorerie en banque suffit,
  • Il n’y a pas d’objectifs particuliers fixés et à suivre
Le tableau de bord est utile quand : 
En conclusion, un tableau de bord n’est pas une obligation pour toutes les cliniques vétérinaires ni pour tous les managers. 
A chacun de réfléchir selon son besoin de suivi. La mise en place et l’alimentation du tableau de bord demande un peu de temps mais largement gagné ensuite pour la prise de décision qui se fait sur des éléments objectifs partagés par tous les associés.

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Intéressé par la gestion d'entreprise ? 

La gestion d'entreprise est une affaire de méthode et d'outils. Suivant l'activité et la situation de l'entreprise, le manager choisira ceux qui lui semblent être le plus utiles pour lui. Il n'y a en effet aucun intérêt à essayer de reprendre des systèmes managériaux complexes s'ils ne sont pas réellement utiles au quotidien du manager pour la gestion de la clinique vétérinaire. 
Dans cet esprit, Adévet a créé DataMAX, un outil d'Intelligence Marketing pour analyser les potentiels de développement possibles de l'activité canine d'une clinique. A partir de là, les objectifs peuvent être fixés et les plan d'action et de communication établis. Vous pouvez choisir ensuite d'être accompagné sur la réalisation du plan d'action avec un programme d'accompagnement unique pour les vétérinaire, Adévet Pulse. Vous avez dans une formule tout compris, les méthodes et les outils pour réaliser les changements que vous souhaitez.