Accueillir un nouveau salarié avec un parcours d'intégration
Quelle erreur de penser que le recrutement est terminé une fois la sélection du candidat faite ! A ce moment-là, vous n’êtes qu’à la moitié du parcours et il reste encore beaucoup à faire pour valider définitivement ce choix.
Le recrutement, quel que soit le poste, se conclut donc uniquement à la fin de la période d’essai, une fois que vous aurez pu valider tous les points précédemment cités. Cela implique donc :
- de poursuivre un travail d’observation et d’analyse dès que le nouveau collaborateur arrive,
- de provoquer des échanges réguliers avec lui pour vérifier qu'il s'adapte bien,
- de créer des conditions favorables pour lui permettre d’être rapidement opérationnel et éviter que ne s’installent de mauvaises habitudes ou de la frustration.
Cela se traduit par la mise en place d’un parcours d’intégration dans la clinique vétérinaire qui durera à minima le temps de la période d’essai, mais que vous pouvez prolonger au-delà jusqu’à ce que la personne soit complètement opérationnelle.
Pourquoi un parcours d'intégration dans une clinique vétérinaire ?
Vous ne savez pas comment il ou elle travaille
Même en ayant appelé ses références, même en lui ayant posé des questions ’techniques’ sur le métier, il n’y a qu’à la pratique que vous verrez si cette personne a vraiment les compétences requises pour ce poste.
Vous ne savez pas qui est vraiment votre nouveau collaborateur
Il est impossible de connaître une personne en quelques heures. Le ou les entretiens vous ont laissé une première impression, mais est-elle vraiment la bonne ?
Quel est le comportement de votre nouveau collaborateur ? Son savoir-être vis-à-vis des clients et de l'équipe
correspond-il à vos attentes ? Y-a-t-il des traits de personnalité qui pourraient à la longue s’avérer compliqués à gérer : retard chronique, oublis nombreux ou erreurs à répétition, ....
Vous ne savez pas si, il ou elle se plaira dans votre entreprise
Dernier paramètre à prendre en compte, c’est la facilité de la personne nouvellement recrutée à se faire une place dans la clinique, mais également à trouver rapidement un équilibre entre sa nouvelle vie professionnelle et sa vie privée. Ces deux éléments influencent la motivation et pourraient, s'ils ne sont satisfaisants, entraîner un manque d'implication voire des résultats de faible qualité.
Comment mettre en place un parcours d'intégration ?
Plusieurs types de rendez-vous marqueront la progression de l’ASV ou du vétérinaire vers une autonomie complète.
La ou les premières journées sont des journées de bienvenue.
Le nouveau salarié est accueilli comme un visiteur d’importance et avant d’entrer en fonction, vous lui laissez le temps de se familiariser avec les membres de votre équipe, avec votre organisation et vos équipements. Il apprendra où se trouvent les produits et quels sont vos protocoles, ce qui lui évitera d’être trop hésitant devant des clients. Il découvrira aussi la culture de votre entreprise et ses usages. A quel moment se font les pauses ? Pendant combien de temps ? Existe-t-il des codes de communication devant les clients ? Quels documents sont habituellement remis à la fin des consultations ? Il apprendra aussi à connaitre les personnalités de votre équipe soignante et commencera à nouer des liens d’abord sur le plan humain avant d’aborder la pratique professionnelle.
Fixez les rendez-vous que vous pensez utiles pour toute la phase d’intégration. La fréquence de ces rendez-vous dépendra de l’expérience du salarié mais aussi de la durée de la période d’essai : plus elle est courte, plus vous devrez rapidement valider en situation les compétences de votre salarié. En planifiant ces rendez-vous, vous êtes certain de ne pas les manquer. C’est aussi une façon de montrer à votre futur salarié que vous vous souciez de lui et que vous mettez en place ce qu’il faut pour communiquer efficacement avec lui. De son côté, sachant à l’avance qu’il aura ce temps dédié pour vous parler, il pourra préparer ce qu’il a à vous dire.
En jalonnant son arrivée dans l’entreprise, vous lui dites aussi que vous êtes conscient qu’il lui faut du temps, ce qui est vraiment rassurant pour une jeune recrue. Les raisons de s’angoisser sont en effet assez nombreuses lorsqu’on intègre un nouvel environnement et il n’est nul besoin de rajouter une pression supplémentaire en lui faisant sentir que vous souhaitez qu’il soit opérationnel dès son arrivée. Cela pourrait même être contre-productif.
Livret d’accueil, rapport d’étonnement et évaluation des compétences sur la base de la fiche de poste sont autant d’outils qui pourront vous aider à formaliser les échanges durant cette période en vous faisant gagner du temps.
Conclure la période d'essai
La fin de la période d’essai marque la fin officielle de la période de recrutement. C’est à ce moment-là que vous décidez si la personne que vous avez recrutée correspond effectivement à votre recherche.
Voici quelques questions pour vous aider à prendre la bonne décision :
- Sur la base du profil de poste que vous aviez rédigé à l’origine et la fiche d’intégration en date de votre dernière évaluation, avez-vous constaté des écarts importants ?
- Pensez-vous que la personne pourra encore progresser et qu’il lui faut un peu plus de temps ou au contraire qu’elle n’a pas les capacités pour mener à bien les missions du poste ?
- Avez-vous constaté des faits ou des comportements qui vous ont particulièrement dérangés ou inquiétés ?
- Les motivations et le projet professionnel de votre salarié sont-ils compatibles avec votre entreprise et votre vision du poste ?
- Risque-t-il de détériorer l’image de votre clinique ? A-t-il un comportement que vous jugez inapproprié ?
- Peut-il avoir une influence négative sur l’ambiance de travail, sur l’équipe ?
- Va-t-il être un frein au bon fonctionnement et au développement de votre clinique ?
Dans tous les cas, notez bien que la fin de la période d’essai réelle n’est pas le dernier jour de la période définie après le début du contrat mais avant car vous devez respecter un délai de prévenance.
Si l’embauche est confirmée, dites-le aussi à l’ensemble de l’équipe soignante. Auxiliaire vétérinaire ou vétérinaire, ce nouveau salarié fait désormais partie intégrante de l’équipe. Rien de tel qu’un petit moment festif
pour marquer cet événement !
Rompre la période d'essai, tenir compte du délai de prévenance
Que dit la Convention Collective des vétérinaires sur la période d'essai ?
La rupture de la période d’essai est libre et discrétionnaire tant pour l’employeur que pour le salarié : l'un comme l'autre n'ont pas légalement à justifier du motif de la rupture. La seule règle à respecter est celle du délai de prévenance, délai qui n’est pas le même pour l’employeur et pour le salarié.
Que se passe-t-il en cas de non respect de ce délai de prévenance ?
- Si le salarié est informé par le vétérinaire manager de sa volonté de rompre la période d'essai après la fin du délai de prévenance, alors la rupture du contrat de travail ne sera pas considérée comme un licenciement sans cause réelle et sérieuse.
- Le salarié a donc droit à une indemnité compensatrice égale au montant des salaires et avantages qu’il aurait dû percevoir jusqu’à la date d’expiration du délai prévenance. Cette indemnité comprend également les congés payés (art. L. 1221-25 du Code du travail).
Comment signifier la rupture de la période d'essai ?
- Il n'est pas nécessaire que la rupture soit motivée. Il suffit simplement de l'indiquer au salarié (ou au vétérinaire manager si c'est le salarié qui met fin à son contrat), par écrit ou oralement.
- Aucune indemnité n'est due par l'un ou l'autre, sauf pour le cas particulier des vétérinaires des DOM embauchant un salarié venant de la métropole où le vol du retour est payé aux frais de la clinique si c'est elle qui met un terme à la période d'essai (voir Convention collective).
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Si vous avez de bons rapports avec votre équipe mais que vous êtes souvent amené à répéter la même consigne pour qu'elle soit suivie ou réalisée, c'est peut-être la façon de s'y prendre qui ne va pas. Nous espérons que le Comment faire quand ça fait déjà 5 fois que je lui dis pourra peut-être vous apporter des réponses.
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si vous voyez plus large.
Adévet, société de conseil et organisme de formation pour les vétérinaires.